Chuẩn bị Go-live ERP: 5 trụ cột sống còn cho CEO

Hướng dẫn chuyên sâu cách chuẩn bị Go-live ERP: checklist, testing, đào tạo, readiness và hypercare. Dành cho CEO & CIO.

Nguyễn Minh Khoa

Th8 31, 2025

Go-live là một trong những cột mốc quan trọng nhất của mọi dự án ERP. Nhưng phần lớn doanh nghiệp bước vào Go-live theo kiểu “hy vọng điều tốt nhất sẽ xảy ra”. Điều này vô cùng nguy hiểm.

File hội thoại đã nhấn mạnh rằng:

Go-live chỉ an toàn khi doanh nghiệp có một hệ thống kiểm tra – đánh giá – chuẩn bị đúng chuẩn.
Nếu không, rủi ro đứt gãy vận hành là rất cao: sai dữ liệu, nghẽn quy trình, tồn kho âm, báo cáo sai, nhân viên hoảng loạn.

Bài viết này phân tích 5 trụ cột giúp CEO, CIO và PMO kiểm soát hoàn toàn rủi ro Go-live.

1. Trụ cột số 1 – Go / No-Go Checklist: Công cụ “sống còn” trước giờ G

File cho thấy hầu hết doanh nghiệp không biết mình đã sẵn sàng Go-live hay chưa.

Một checklist Go/No-Go chuẩn cần trả lời:

Bạn đã hoàn tất điều gì?

Bạn làm chúng tốt đến mức nào?

Không phải “có làm hay chưa”, mà là mức độ sẵn sàng.

Go/No-Go Checklist chuẩn thường bao gồm:

Kiểm tra hoàn tất migration 100%
Hoàn tất ít nhất 2–3 vòng testing
Quy trình vận hành đã chuẩn hóa
User đã thành thạo thao tác
Các tích hợp hoạt động ổn định
Data đã clean và đối soát
Kế hoạch hypercare đã kích hoạt
Tài liệu SOP đã hoàn chỉnh

Checklist phải được thực hiện 30–60 ngày trước Go-live, và làm lại nhiều lần cho đến khi doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát được rủi ro.

2. Trụ cột số 2 – Testing 3 cấp độ: Nền tảng bảo vệ Go-live

Từ file gốc: testing không phải “kỹ thuật”, mà là bài kiểm tra xem hệ thống có an toàn cho vận hành hay không.

ERP cần 3 lớp kiểm thử:

2.1. Technical Testing (Unit Test)

Đảm bảo từng chức năng nhỏ chạy đúng.

2.2. Integration Testing (End-to-End)

Kiểm tra toàn bộ chuỗi quy trình:
Sales → Kho → Sản xuất → Mua hàng → Kế toán → Báo cáo.

Đây là bước mà đa số doanh nghiệp Việt làm chưa đủ sâu.

2.3. User Acceptance Testing (UAT)

File mô tả UAT là “nơi sự thật phơi bày”: user thực sự kiểm tra ERP theo nghiệp vụ thật.
Doanh nghiệp phải test đầy đủ:

Case ngoại lệ
Sai số nhập liệu
Các trường hợp thực tế phát sinh hàng ngày
Tồn kho âm, giá vốn sai, chênh lệch PO-SO
Sai mã hàng, sai thuế, sai tài khoản kế toán

Ngoài ra, mỗi test case cần ghi nhận:

Kết quả
Vấn đề
Độ nghiêm trọng
Giải pháp

Một dự án Go-live an toàn thường trải qua 2–4 vòng UAT, không phải chỉ một vòng.

3. Trụ cột số 3 – Đào tạo & User Adoption: Không phải đào tạo xong là xong

File nhấn mạnh một sự thật quan trọng:

User hoàn thành khóa học ≠ User biết sử dụng hệ thống.

Doanh nghiệp cần:

Đo năng lực user bằng KPI, không bằng danh sách điểm danh

Ví dụ:

Tỷ lệ nhập liệu đúng > 85%
Thời gian hoàn thành giao dịch < 2 phút
Tỷ lệ lỗi trong quy trình < 5%
Mức độ hiểu quy trình (bài test) ≥ 70%

Không đạt → không Go-live.

Đào tạo lại (Re-training) phải diễn ra nhiều vòng

Vì đến gần Go-live, user mới hiểu rõ nghiệp vụ thật trong hệ thống thật.

4. Trụ cột số 4 – Organizational Readiness: Sự sẵn sàng của toàn tổ chức

File mô tả readiness gồm: cấu trúc tổ chức, quy trình mới, vai trò mới, IT support, quản trị tích hợp.

Các yếu tố readiness cần kiểm tra:

Vai trò mới (role) đã phân công xong
Đội IT hiểu kiến trúc hệ thống mới
Business owner hiểu trách nhiệm mới
Các quy trình SOP đã được cập nhật
Đội support (super users) đã sẵn sàng
Các nhóm chức năng đã biết cách xử lý ngoại lệ

Đánh giá readiness tốt thường thực hiện bằng:

Survey định lượng
Workshop định tính
Phân tích mức độ lo lắng – tự tin – sẵn sàng của user

5. Trụ cột số 5 – Hypercare: Hệ thống “giải cứu” tuần đầu tiên

File nhấn mạnh:

Go-live luôn có lỗi. Không bao giờ có Go-live hoàn hảo.
Vì vậy doanh nghiệp cần kế hoạch hypercare rõ ràng.

Hypercare cần:

1. Đội Support 2 lớp

Lớp 1: Super users & team nội bộ
Lớp 2: Vendor/đối tác triển khai (ví dụ: S4 Consulting cho Acumatica & NetSuite)

2. Kênh hỗ trợ 24/7 trong 2–4 tuần

Hotline
Chat nhóm
Ticket
Họp hằng ngày để xử lý lỗi

3. Danh sách tình huống rủi ro thường gặp